Cùng Locker & Lock tìm hiểu về quản lý tài sản bằng mã vạch
Khái niệm quản lý tài sản bằng mã vạch
Quản lý tài sản bằng mã vạch là việc ứng dụng công nghệ mã vạch hoặc mã QR vào quy trình theo dõi, giám sát và quản trị tài sản trong doanh nghiệp. Mỗi tài sản sẽ được gắn một mã duy nhất, khi quét qua thiết bị, toàn bộ thông tin liên quan sẽ hiển thị ngay lập tức.
Các dữ liệu thường bao gồm: mã sản phẩm, mô tả, ngày mua, nguyên giá, vị trí, tình trạng hiện tại và lịch sử sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách minh bạch, nhanh chóng và hạn chế sai sót so với phương pháp thủ công truyền thống.
Lợi ích ứng dụng mã vạch trong quản lý tài sản
Nâng cao tính chính xác và rõ ràng trong quản lý
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý bằng mã vạch là giảm thiểu sai sót trong nhập liệu. So với cách ghi chép thủ công, công nghệ này giúp giảm đến 95% lỗi do con người gây ra. Đồng thời, dữ liệu được lưu trữ tập trung, minh bạch, và dễ dàng truy xuất khi cần.
Không chỉ nâng cao độ chính xác trong quản lý, giải pháp này còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả quá trình sử dụng, bảo trì và luân chuyển tài sản. Nhờ vậy, rủi ro thất thoát, sai lệch số liệu được hạn chế đáng kể.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Thay vì mất hàng giờ cho công tác kiểm kê thủ công, việc quét mã vạch giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đến 50%. Quá trình này diễn ra nhanh chóng, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác cao.
Bên cạnh đó, việc tiết kiệm thời gian đồng nghĩa với giảm chi phí nhân công. Doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hợp lý hơn cho những công việc mang tính chiến lược thay vì lãng phí vào kiểm kê thủ công. Ngoài ra, việc quản lý khấu hao, sửa chữa hay thanh lý tài sản cũng trở nên dễ dàng hơn.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Ứng dụng mã vạch không chỉ dừng lại ở việc kiểm kê mà còn mang lại hiệu quả trong quản lý tổng thể. Dữ liệu được đồng bộ và chia sẻ giữa các phòng ban, cho phép mọi người nắm bắt thông tin kịp thời.
Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ cập nhật theo thời gian thực, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Việc theo dõi luân chuyển và xác định vị trí của từng tài sản cũng trở nên đơn giản hơn, từ đó hỗ trợ xây dựng kế hoạch thu mua và bảo trì chủ động, hạn chế gián đoạn sản xuất.
Theo dõi tài sản bằng thiết bị di động
Trong thời đại số, việc quản lý tài sản càng trở nên thuận tiện nhờ ứng dụng di động. Chỉ cần một chiếc smartphone hoặc tablet có tích hợp chức năng quét mã, người dùng có thể truy xuất thông tin tức thì.
Điểm nổi bật là toàn bộ dữ liệu được đồng bộ trên nền tảng cloud, giúp việc quản lý tài sản trở nên minh bạch và dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể quản lý 24/7 tất cả tài sản cố định như máy móc, thiết bị văn phòng hay hệ thống CNTT.
Ứng dụng di động còn cho phép xem lịch bảo trì, kế hoạch khấu hao hay tình trạng sử dụng chỉ trong vài thao tác. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa loại bỏ các bước thủ công kém hiệu quả, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong quản lý và sử dụng tài sản.
Lựa chọn mã QR phù hợp cho quản lý tài sản
Mã QR tĩnh
Mã QR tĩnh chứa dữ liệu cố định, không thay đổi sau khi in hoặc dán lên tài sản. Đây là lựa chọn phù hợp cho những loại tài sản ít biến động thông tin như bàn ghế, nội thất văn phòng hay thiết bị ít di chuyển.
Ưu điểm của mã QR tĩnh là chi phí thấp, dễ triển khai và quản lý. Tuy nhiên, hạn chế của nó là không thể cập nhật thông tin khi có sự thay đổi, buộc doanh nghiệp phải in lại mã mới.
Mã QR động
Mã QR động cho phép doanh nghiệp cập nhật dữ liệu ngay cả khi mã đã được in ra. Điều này giúp theo dõi các thay đổi liên quan đến tình trạng, vị trí hay lịch sử bảo trì của tài sản.
Ngoài ra, hệ thống còn có thể ghi nhận lượt quét, bao gồm ai quét, thời gian nào và tại vị trí nào. Đây là giải pháp lý tưởng cho các tài sản có sự thay đổi thường xuyên hoặc cần cập nhật định kỳ như xe nâng, máy móc sản xuất hay thiết bị CNTT.
Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn loại mã QR dựa trên đặc thù của tài sản và nhu cầu quản lý. Trong thực tế, nhiều tổ chức thường kết hợp cả mã tĩnh và mã động để tối ưu hiệu quả quản lý và chi phí.
0938 989 276
LockerandLockVietnam
LockerandLockVietnam
LockerandLockVietnam
kd@lockerandlock.com
0938 989 276