So sánh trước và sau khi lắp đặt Smart Locker tại các văn phòng

Trong môi trường văn phòng, công tác giao nhận thường được xảy ra dưới nhiều hình thức khác nhau như chuyển giao hồ sơ tài liệu giữa các phòng ban, giao nhận thư từ, bưu kiện với bên ngoài hoặc lưu trữ và bàn giao những dụng cụ thiết bị chuyên dụng của công ty. 

• So sánh trước và sau khi lắp đặt Smart Locker tại các nhà ga
• Nơi bán giải pháp tủ thông minh Smart Locker uy tín tại Quận 3
• Smart Locker MCU có phù hợp với khách sạn hay không?

Với công tác triển khai lắp đặt giải pháp Smart Locker sẽ giúp những hình thức giao nhận này được diễn ra trôi chảy và linh hoạt hơn. Trước hết, hãy cùng Locker & Lock tìm hiểu chi tiết về sản phẩm cũng như những vấn đề hay xảy ra ở môi trường văn phòng khi chưa lắp đặt tủ. 

Giải pháp Smart Locker cho văn phòng là gì?

Với vị thế là một thương hiệu đứng đầu thị trường Đông Nam Á trong lĩnh vực nghiên cứu và sản xuất các dòng tủ khoá thông minh. Do đó, các sản phẩm Smart Locker phân phối bởi Locker & Lock đều được thừa hưởng các công nghệ tiên tiến như:

• Đa dạng về phương thức nhận diện: sử dụng mã vạch, mật mã pincode, FaceID, sử dụng vân tay hoặc chip RFID (có thể tích hợp với thẻ nhân viên)
• Tích hợp camera quan sát 24/24
• Smart Lockset trên mỗi ngăn tủ tăng thêm độ an toàn cho tài sản bên trong
• Sử dụng dễ dàng bằng giao diện người dùng trên màn hình cảm ứng – có thể thay đổi phù hợp với nhu cầu sử dụng
• Phần mềm bền trong tủ có thể tích hợp với hệ thống quản lý chung của công ty
• Khả năng tích hợp với Smartphone tăng phần tiện ích

Trước khi lắp đặt giải pháp Smart Locker 

• Các bạn nhân viên thường gặp nhiều sự bất tiện về thời gian trong công tác giao nhận nội bộ và bên ngoài
• Công tác bàn giao dụng cụ chuyên dụng phải qua các thủ tục xác nhận rườm rà
• Kho lưu trữ tài liệu, trang thiết bị không còn đảm bảo được sự an toàn 
• Không có phương án ứng phó nhanh chóng khi tài liệu, trang thiết bị của công ty bị đánh mất
• Tỉ lệ giao nhận thất bại cao 
• Chi phí thuê nhân sự trông côi và quản lý khu vực lưu trữ của công ty ngày càng tăng 
• Khoảng cách tiếp xúc giữa nhân viên và bên ngoài không được đảm bảo, tiềm ẩn nguy cơ lây lan các bệnh truyền nhiễm

Sau khi lắp đặt giải pháp Smart Locker 

Nhờ sự ứng dụng các công nghệ đã nêu trên, giải pháp Smart Locker sẽ giải quyết được mọi hình thức giao nhận tại văn phòng theo quy trình vận hành của 2 giải pháp Smart Locker bao gồm eLocker và Smart Locker Wireless như sau:

Giao nhận trong nội bộ với eLocker 

Bước giao 

• Đến vị trí đặt tủ Smart Locker 
• Quẹt thẻ nhân viên đã tích hợp chip RFID và nhập mật khẩu lên màn hình hiển thị 
• Màn hình sẽ hiển thị lên những ngăn tủ đang còn trống, nhân viên chọn ngăn thích hợp và nhấn “Store Material” để ngăn tủ mở ra
• Nhân viên đưa hồ sơ tài liệu vào bên trong ngăn tủ và đóng lại
• Nhân viên gửi thông tin bao gồm số tủ và mật khẩu đến người nhận

Bước nhận 

• Đến vị trí đặt tủ Smart Locker, quẹt thẻ nhân viên có tích hợp chip RFID và nhập mật khẩu được thông báo bởi người gửi
• Ngăn tủ tự động mở ra, nhân viên nhận hồ sơ tài liệu và kết thúc quá trình nhận

Bên cạnh đó, mọi thông tin người nhận và người giao đều được phần mềm bên trong tủ ghi nhận lại và báo cáo lên hệ thống phần mềm quản lý chung của công ty. Do đó, giải pháp này còn có thể trưng dụng để thay thế khu vực lưu trữ dụng cụ, thiết bị của công ty. Từ đây giúp công ty tiết kiệm được chi phí nhân sự cho công tác bảo quản. Quý khách hàng có thể tham khảo thêm về quy trình vận hành thực tế qua video tại đây.

Giao nhận bên ngoài với Smart Locker Wireless

Đây là giải pháp giúp khắc phục tình trạng người nhận không có mặt tại văn phòng hoặc tránh làm gián đoạn công việc của nhân viên.

Bước đặt tủ

• Nhân viên văn phòng đăng nhập vào website mà công ty cung cấp
• Hệ thống sẽ kiểm tra các ngăn tủ còn trống và xác nhận gửi mã đặt tủ cho người đặt
• Nhân viên mã đặt tủ và hướng dẫn sử dụng cho nhân viên giao hàng

Bước giao hàng

• Nhân viên giao hàng nhập mã đặt tủ trên màn hình cảm ứng của Smart Locker Wireless
• Chạm tay lên khoá để mở ngăn tủ và đặt bưu kiện cần gửi vào
• Sau khi hoàn tất giao hàng, hệ thống tủ sẽ tự động tạo ra mã OTP nhận hàng và thông báo gửi đến thiết bị di động của nhân viên

Bước nhận hàng

• Sau khi đã tan làm hoặc trong thời gian rảnh rỗi nhân viên có thể đến khu vực đặt tủ Smart Locker và nhập mã OTP
• Thực hiện thao tác chạm tay vào Smart Lockset để mở khóa ngăn tủ và nhận hàng

Những lợi ích mang lại từ 2 giải pháp

• Sự linh hoạt về giờ giấc trong quá trình giao nhận hàng hóa trong nội bộ và bên ngoài, nhận hàng ngay khi không có mặt tại văn phòng
• Giảm thời gian chờ và giao hàng thất bại đối với đơn vị shipper
• Hạn chế tiếp xúc nhằm ngăn chặn sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm, nâng cao sức khoẻ của môi trường văn phòng
• Khu vực trước sảnh chờ của công ty được thông thoáng
• Phần mềm trong tủ được tích hợp với hệ thống quản lý chung của công ty giúp ích cho công tác quản lý được tối ưu
• Vận hành theo hình thức self-service, gạt bỏ chi phí nhân sự 
• Áp dụng công nghệ cho khâu xác thực nhanh chóng và an toàn